Ersetzt SAP DRC OpenText VIM?

Nein – die beiden liegen auf verschiedenen Ebenen. DRC ist eine mögliche Compliance- und Übertragungsschicht: empfangen, validieren, melden. VIM ist die Verarbeitungsschicht: prüfen, freigeben, buchen, Ausnahmen behandeln. Der Übertragungsweg kann auch schlicht eine E-Mail sein – die Verarbeitungsschicht braucht es in jedem Fall, sonst verschiebt sich die Arbeit zurück in die Buchhaltung.

Brauchen wir SAP DRC – oder geht es auch ohne?

Für einen rein deutschen Rechnungseingang geht es ohne. Deutschland folgt dem Post-Audit-Modell: Es gibt keine vorgeschriebene Plattform, der Austausch per E-Mail ist gesetzeskonform, und VIM verarbeitet die eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei direkt. DRC – oder ein Peppol-Provider, oder eine vorhandene Middleware – wird dann relevant, wenn Peppol vorgeschrieben ist, ausländische Clearing-Systeme dazukommen oder gesetzliche Meldungen zu erledigen sind. Was für Sie sinnvoll ist, hängt von Ländern, Volumen und Ihrer SAP-Roadmap ab, nicht von einer Produktentscheidung im Voraus.

Brauchen wir weiterhin OCR und Capture?

Solange Lieferanten Papier oder einfache PDFs schicken: ja. Der XML-Anteil wächst, aber der Übergang dauert Jahre. Die gute Nachricht: In VIM laufen beide Kanäle im selben Prozess zusammen – Sie betreiben keine zwei Welten.

Brauchen wir getrennte Prozesse für XML und Papier?

Nein, und das ist der eigentliche Vorteil. VIM bringt einen Eingangs-Handler mit, der Papier, Bilder, reines XML und Hybridformate wie ZUGFeRD in derselben Strecke verarbeitet – jeweils mit den Schritten, die der Beleg wirklich braucht. Danach ist jede Rechnung derselbe Beleg mit denselben Geschäftsregeln, unabhängig vom Kanal. Was Sie dafür brauchen, ist eine saubere Kanalsteuerung, keine zweite Lösung.

Wie prüft ein Mensch eine XML-Rechnung?

Im Rohformat gar nicht – XML ist für Maschinen gemacht. VIM erzeugt deshalb aus den zugeordneten Feldern eine lesbare PDF-Ansicht, aufgebaut wie eine Rechnung und in der Sprache des Prüfers beschriftet. Der Freigeber sieht ein Dokument, die Maschine verarbeitet die Daten – und archiviert wird weiterhin das XML, nicht die Ansicht.

Was ist mit Rechnungen aus dem Ausland – KSeF, FatturaPA und Co.?

Jedes Land hat sein eigenes Modell, von der zentralen Clearing-Plattform bis zur Meldepflicht. Für die Anbindung gibt es mehrere Wege: SAP DRC deckt viele dieser Länder ab und wird von SAP laufend aktualisiert, spezialisierte Provider und Middleware-Lösungen tun das ebenso. Welche Länder für Sie überhaupt relevant sind, klärt ein Blick auf Ihre Kreditorenliste – genau dafür ist das Erstgespräch da.

Bis wann müssen wir handeln?

Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen in Deutschland bereits heute. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt ab 2027 – und ein sauberes Eingangs-Setup im VIM, je nach Bedarf mit einem Übertragungsweg wie DRC, braucht Vorlauf für Konzept, Customizing und Tests. Wer 2026 plant, ist rechtzeitig; wer 2027 anfängt, ist unter Druck.

Wie unterstützt Johannes Auer IT Consulting dabei?

Wir analysieren Ihr heutiges VIM-Setup, entwerfen das Zielbild für den E-Rechnungseingang – mit oder ohne DRC – und setzen es im VIM um: Customizing, Eingangskanäle, Geschäftsregeln, Tests. Auf Wunsch inklusive Schulung Ihres Teams.

Ist eine PDF-Rechnung noch eine E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 gilt in Deutschland nur noch als E-Rechnung, was in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“ – in der Übergangszeit noch zulässig, aber ein Auslaufmodell.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML ohne Ansichtsdatei – gemacht für die vollautomatische Verarbeitung. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, das Menschen lesen und Maschinen verarbeiten können. Beide sind ab dem passenden Profil EN-16931-konform; für die Verarbeitung zählt in beiden Fällen das XML.

Gilt die deutsche Ausstellungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – die Empfangspflicht kennt diese Ausnahme nicht.

Brauchen wir einen Peppol Access Point?

Nur wenn Sie über das Peppol-Netz senden oder empfangen wollen oder müssen – etwa im belgischen B2B oder Richtung Behörden in vielen EU-Ländern. Wichtig für SAP-Häuser: Der Access Point allein genügt nicht. Peppol liefert das UBL in einem UN/CEFACT-Umschlag, und VIM verarbeitet nur reines UBL. Das Auspacken übernimmt SAP DRC – ohne DRC muss es als kundeneigene Erweiterung gebaut werden. Für den deutschen B2B-Austausch per E-Mail ist Peppol dagegen gar keine Voraussetzung.

Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?

Revisionssicher und GoBD-konform – und zwar der strukturierte Datensatz selbst. Archiviert werden muss das XML, nicht nur ein Ausdruck oder die PDF-Ansicht. Ein Archiv, das nur das Rechnungsbild ablegt, erfüllt die Anforderung nicht.

Beratung

SAP DRC, OpenText VIM und die E-Rechnung.Wer macht was?

Die E-Rechnungspflicht ist da, die Werkzeuge auch – nur die Rollenverteilung ist oft unklar. Diese Seite trennt sauber: das Format, den Übertragungsweg (in Deutschland genügt die E-Mail, SAP DRC ist eine Option von mehreren) und die Verarbeitung in OpenText VIM. Gesetzeskonform, ohne den bewährten Prüfprozess zu opfern.

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Die nächsten Stichtage

01.09.2026Frankreich
Empfang für alle, Ausstellung für große und mittlere Unternehmen
01.10.2026Griechenland
zweite Stufe: alle übrigen Unternehmen
01.01.2027Deutschland
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
01.01.2028Deutschland
Ausstellungspflicht für alle Unternehmen

Alle Länder und Fristen ansehen

Warum das Thema jetzt auf dem Tisch liegt

01
Deutschland
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt ab 2027. Papier und einfache PDF-Rechnungen laufen aus.
02
Europa und die Welt
Mit ViDA kommen digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze. Italien, Polen, Frankreich, Rumänien: Jedes Land baut sein eigenes Clearing- oder Meldemodell – wer international einkauft, braucht eine Antwort pro Land.
03
Im Unternehmen
Der Rechnungseingang wird zur Compliance-Frage: Wer empfängt welches Format, wer validiert, wer meldet – und wo bleibt der eingespielte Prüf- und Freigabeprozess der Kreditorenbuchhaltung?

Länderübersicht

Wer verpflichtet wann?

Jedes Land baut sein eigenes Modell – vom Clearing über Peppol bis zur reinen Meldepflicht, oft in mehreren Stufen. Die interaktive Übersicht zeigt alle Termine, filterbar nach Jahr, mit Link zur jeweiligen Behörde.

29: Termine
21: Länder
12: bereits in Kraft

Zur interaktiven Länderübersicht

bereits Pflicht
kommt noch

Drei Ebenen, drei Rollen

01
Das Format – was ankommt
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern strukturiertes XML: XRechnung, ZUGFeRD (hybrid), Peppol BIS oder ein Landesformat wie FatturaPA. Maschinenlesbar, validierbar, meldefähig – und der Grund, warum sich der Eingang überhaupt ändert.
02
Der Übertragungsweg – wie es ankommt
Deutschland schreibt kein Verfahren vor: Eine XRechnung per E-Mail ist so gültig wie eine über Peppol – nur genügt für die E-Mail das Postfach, während Peppol einen Access Point braucht und obendrein den UN/CEFACT-Umschlag mitbringt, den VIM nicht auspacken kann. Für den Weg über Peppol ist SAP DRC deshalb der Standardweg. Solange Sie rein deutsch per E-Mail empfangen, brauchen Sie ihn nicht.
03
Die Verarbeitung – OpenText VIM
VIM macht aus dem empfangenen Beleg einen geprüften, freigegebenen, gebuchten: Geschäftsregeln, Rollenfindung, Ausnahmen, Genehmigungs-Workflow. Genau das, was kein Übertragungsweg leistet – egal wie modern er ist.

So läuft der Rechnungseingang in VIM

Eingang

Weg ins SAP

E-MailXRechnung, ZUGFeRDdirekt
Peppolbelgisches B2B, BehördenAccess Point + SAP DRC
Clearing-LänderItalien, Polen, RumänienSAP DRC
Papier & PDFunstrukturierte BelegeScan oder E-Mail

Ein Prozess

OpenText VIM

Geschäftsregeln · Rollenfindung · Ausnahmen · Genehmigung

Ergebnis

Gebucht in SAP

revisionssicher abgelegt, meldefähig

01
Empfang
Per E-Mail landet die XRechnung direkt im Rechnungspostfach – VIM liest das XML unmittelbar. Bei ZUGFeRD löst die Belegerfassung zuerst den XML-Teil aus dem PDF heraus; verarbeitet wird dann er, nicht das Bild. Aus dem Peppol-Netz kommt nichts unmittelbar: Access Point und das Auspacken des UN/CEFACT-Umschlags liegen dazwischen, in aller Regel über SAP DRC. Papier und einfache PDFs kommen per Scan oder E-Mail herein und werden ausgelesen. Alle Wege münden im selben Prozess.
02
Anlage in VIM
Aus der E-Rechnung wird ein DP-Beleg – ohne OCR, ohne Validierung von Hand: Die Daten stehen bereits strukturiert im XML.
03
Prüfung & Workflow
Geschäftsregeln, Dublettenprüfung, Genehmigungen – der bewährte VIM-Prozess bleibt derselbe, unabhängig vom Eingangskanal.
04
Buchung & Nachweis
Gebucht in SAP, revisionssicher abgelegt, meldefähig – und die KPIs zeigen, wie viel schneller der XML-Kanal gegenüber Papier ist.

Die Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol & Co.

01
XRechnung
Der deutsche Standard der KoSIT: reines XML nach EN 16931, als UBL oder UN/CEFACT CII. Im B2G seit 2020 Pflicht – adressiert über die Leitweg-ID – und im B2B das Format der Wahl für den strukturierten Austausch.
02
ZUGFeRD / Factur-X
Das Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Ab dem Profil EN 16931 eine vollwertige E-Rechnung – rechtlich zählt der XML-Teil, nicht die PDF-Ansicht.
03
Peppol BIS Billing 3.0
Das Netzwerkformat: UBL-XML, ausgetauscht über zertifizierte Access Points im Vier-Ecken-Modell. In Belgien der B2B-Standard, in vielen Ländern der Weg zu Behörden – und in Deutschland ein zulässiger Übertragungsweg.
04
EN 16931
Die Norm hinter allem: das europäische semantische Datenmodell der E-Rechnung. Ob XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS – als E-Rechnung gilt, was sich auf diese Norm zurückführen lässt.
05
Landesformate
FatturaPA in Italien, das FA-Schema im polnischen KSeF, e-Factura in Rumänien: Clearing-Länder definieren eigene Formate samt Plattform. Wer dort einkauft oder verkauft, braucht je Land einen Kanal.
06
EDI (EDIFACT)
Der Bestandskanal: Eingespielte EDI-Strecken dürfen in Deutschland übergangsweise weiterlaufen – bis Ende 2027 müssen die Inhalte aber EN-16931-konform werden. Abschalten muss sie niemand, umbauen schon.

Vereinfacht gesprochen: ein Briefkasten nur für E-Rechnungen – zugestellt wird von System zu System.

Peppol, einfach erklärt

Vereinfacht gesagt ist Peppol ein digitaler Briefkasten speziell für E-Rechnungen – eine Alternative zum Empfang per E-Mail. Jedes Unternehmen hat darin eine eindeutige Adresse, an die Lieferanten ihre Rechnungen direkt zustellen.

Dahinter steht ein europaweit etabliertes Netzwerk für den automatisierten Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und mit Behörden. Den Briefkasten stellt ein zertifizierter Access Point bereit – vergleichbar mit einem E-Mail-Provider, nur mit Zustellnachweis und zentralem Teilnehmerverzeichnis.

Für den deutschen B2B-Austausch ist Peppol keine Pflicht, die E-Mail genügt. Im belgischen B2B und gegenüber Behörden vieler EU-Länder führt aber kein Weg daran vorbei. Wie eine Peppol-Rechnung anschließend in SAP VIM landet, zeigen die Eingangskanäle direkt darunter.

Vier Wege ins System – ein Prozess in VIM

Der Übertragungsweg ist eine Entscheidung, keine Vorgabe. Für den deutschen Rechnungseingang reicht in den meisten Häusern der erste Weg – die anderen kommen dazu, wenn Länder, Netzwerke oder Meldepflichten es verlangen.

01
E-Mail mit XRechnung oder ZUGFeRD
Der Normalfall in Deutschland – und vollständig gesetzeskonform: Das Rechnungspostfach nimmt den Anhang entgegen, VIM liest den XML-Teil direkt aus. Bei einer reinen XRechnung ohne OCR, ohne Validierung von Hand, ohne zusätzliche Plattform. Bei ZUGFeRD wird das eingebettete XML zuerst aus dem PDF/A-3 gelöst und führt anschließend – was die Erkennung aus dem Bild liest, tritt dahinter zurück.
02
Peppol über einen Access Point
Nötig, wo das Netz vorgeschrieben ist – belgisches B2B, Behörden in vielen EU-Ländern. Zwei Hürden: Direkt anschließen kann sich niemand, es braucht einen zertifizierten Access Point. Und Peppol liefert das UBL in einem UN/CEFACT-Umschlag (SBDH), den VIM nicht auspacken kann – VIM verarbeitet reines UBL. Diese Extraktion übernimmt SAP DRC; ohne DRC wird sie zur kundeneigenen Entwicklung.
03
SAP DRC oder Middleware
Die Werkzeugklasse für Compliance im Mehrländerbetrieb: DRC empfängt, validiert und meldet – als eDocument, von SAP je Land gepflegt. Sinnvoll bei Clearing-Ländern und Meldepflichten; für einen rein deutschen Eingang meist Overkill. Alternativen sind Peppol-Provider oder eine vorhandene Middleware.
04
Papier und einfache PDFs
Der schrumpfende, aber zähe Bestandskanal: Papier wird gescannt, PDFs kommen per E-Mail – und was unstrukturiert ankommt, liest die Belegerfassung aus, klassisch mit IC4S/CC4S oder mit KI-Extraktion. Gleicher DP-Beleg, gleicher Workflow: Der Prozess bleibt einer.

Was OpenText VIM ab Werk schon kann

Vieles, was in Projekten als Eigenentwicklung eingeplant wird, liegt in der Standardauslieferung längst bereit – der häufigste vermeidbare Aufwand in E-Invoicing-Projekten. Der folgende Stand entspricht VIM 25.4; ein Abgleich mit Ihrem eigenen Patch-Stand lohnt trotzdem, die Liste wächst mit jedem Release.

01
Länder in der Standardauslieferung
OpenText liefert fertige XML-Zuordnungen mit: Italien (FatturaPA), Frankreich (Chorus Pro), Deutschland (XRechnung), Polen, Rumänien, Spanien, Schweiz, Mexiko, Vietnam, Indien und China – dazu ein generisches UBL-Mapping für die Niederlande, Belgien und Japan. Für diese Länder beginnt ein Projekt nicht bei null.
02
Drei Wege in den Prozess
Datei-Upload über die frühe Archivierung, E-Mail über die Eingangskonfiguration, Übergabe aus dem SAP-eDocument-Umfeld. Alle drei sind Standard, alle drei enden im selben Beleg – nur der dritte setzt SAP DRC voraus.
03
Ein Eingang für alle Formate
Ein universeller Eingangs-Handler verarbeitet Papier, Bilder, reines XML und Hybridformate in derselben Strecke, mit den Schritten, die der jeweilige Beleg braucht. Bei ZUGFeRD und Factur-X führen die XML-Daten, die aus dem Bild erkannten treten zurück. Das erspart zwei getrennte Welten – und zwei Betriebsmodelle.
04
Der Rückkanal
Wo ein Land eine Rückmeldung verlangt, gibt VIM sie: Annahme bei Buchung oder Parken, Ablehnung bei Zurückweisung, Dublette, Obsolet oder Rücksendung an den Lieferanten – mit länderspezifischen Ablehnungsgründen bis hin zu den Peppol-Codes, wahlweise mit Kommentar für den Lieferanten. Der zweite Grund, warum DRC bei Clearing-Ländern selten optional ist.
05
Lesbare Ansicht aus dem XML
Eine XRechnung liest kein Mensch – freigeben soll sie aber einer. VIM rendert deshalb aus den zugeordneten Feldern eine PDF-Ansicht, gruppiert wie eine Rechnung und mehrsprachig beschriftbar, ohne eine Zeile Code. Die gängigen Rechnungsfelder sind bereits vorbelegt.
06
Wo die Standardauslieferung endet
Die Verbindung zur Behördenplattform gehört nicht dazu: Konnektivität und Middleware bleiben Ihre Aufgabe. Dazu ein paar Grenzen, die man vor dem Rollout kennen sollte – eine Rechnung pro XML-Datei, signierte italienische Belege müssen erst ausgepackt werden, und die ZUGFeRD-Unterstützung endet je nach Stand bei Version 2.2.

Fünf Missverständnisse, die Projekte teuer machen

01
„DRC ersetzt VIM“
Nein. Der Übertragungsweg – ob E-Mail, Peppol-Provider oder DRC – bringt die Rechnung ins Haus, VIM macht daraus einen geprüften, gebuchten Beleg. Das eine ist der Briefkasten, das andere die Poststelle mit Prüfung und Freigabe.
02
„Capture brauchen wir bald nicht mehr“
Noch lange nicht. Ausländische Lieferanten, Übergangsfristen, Sonderfälle: Papier und PDF bleiben auf Jahre im Mix – nur ihr Anteil sinkt. Wer Capture abschaltet, bevor der letzte Lieferant umgestellt hat, verarbeitet wieder von Hand.
03
„ZUGFeRD ist doch ein PDF“
ZUGFeRD ist hybrid: Im PDF steckt ein XML – und rechtlich zählt das XML. Wer nur das sichtbare PDF verarbeitet, verarbeitet im Zweifel die falschen Daten.
04
„Ohne SAP DRC geht keine E-Rechnung“
Doch. In Deutschland gilt das Post-Audit-Modell: Es gibt keine vorgeschriebene Plattform, die E-Mail genügt. DRC ist eines von mehreren Werkzeugen – für einen rein deutschen Eingang überflüssig, bei Peppol und Clearing-Ländern dagegen kaum zu umgehen, weil dort der Umschlag geöffnet und der Rückkanal bedient werden muss.
05
„Das ist ein reines IT-Projekt“
Formate und Kanäle sind IT. Aber Lieferantenkommunikation, Stammdaten, Prüfprozesse und Ausnahmen sind Organisation – dort entscheidet sich, ob E-Invoicing Aufwand spart oder nur verlagert.

Die 8-Punkte-Checkliste für Ihren Rechnungseingang

Acht Fragen, die Sie heute beantworten können sollten. Jedes „weiß nicht“ ist ein guter Grund für ein Gespräch.

Empfang: Können alle Buchungskreise E-Rechnungen annehmen – auch über das zentrale Rechnungspostfach?
Formate: Werden XRechnung und ZUGFeRD strukturiert verarbeitet – oder wird das PDF gedruckt und gescannt?
ZUGFeRD-Falle: Liest Ihr Prozess den eingebetteten XML-Teil oder nur die PDF-Ansicht?
Lieferantenländer: Welche Clearing-Länder – Italien, Polen, Rumänien, Griechenland – stehen auf Ihrer Kreditorenliste?
Übertragungsweg: Reicht Ihnen die E-Mail, oder brauchen Sie Peppol, Clearing oder Meldungen – und mit welchem Werkzeug?
VIM-Kanäle: Sind XML-Eingang und Capture sauber konfiguriert und laufen im selben Prozess zusammen?
Stammdaten: Stimmen USt-IDs, Bankdaten und Bestellbezüge? Die häufigsten Gründe, warum auch strukturierte Rechnungen hängen bleiben.
Ausstellung: Wer stellt in Ihrem Haus ab 2027/2028 E-Rechnungen aus – und womit?

Wer dahinter steht

SAP-VIM-Expertiseaus zehn Jahren Projektarbeit.

Diese Seite schreibt kein Redaktionsteam, sondern Johannes Auer: seit 2016 in SAP-VIM-Projekten, davon fast sechs Jahre im Professional-Services-Team des Herstellers OpenText, heute mit eigener GmbH. E-Rechnungsformate, Übertragungswege und die Verarbeitung in VIM sind bei ihm Projektalltag, kein angelesenes Wissen.

Und wer anfragt, spricht direkt mit ihm – vom Erstgespräch bis in den laufenden Betrieb.

20+ Projekte10+ Jahre SAP VIMknapp 6 Jahre bei OpenText

Johannes Auer · Geschäftsführer

Der nächste Schritt

Wo steht Ihr Rechnungseingang?

In 30 Minuten sortieren wir Ihre Ausgangslage: Was empfangen Sie heute, was fordert der Gesetzgeber morgen – und welcher Übertragungsweg reicht dafür wirklich. Unverbindlich, direkt mit dem Geschäftsführer.

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SAP VIM und die E-Rechnung: Wissen kompakt

XRechnung und ZUGFeRD in SAP VIM verarbeiten

Eine XRechnung ist für VIM kein Sonderfall, sondern der angenehmste Beleg: Die Daten kommen strukturiert an, der DP-Beleg entsteht ohne OCR und ohne Validierung von Hand, und die Geschäftsregeln prüfen wie gewohnt Bestellbezug, USt-ID und Dubletten. Bei ZUGFeRD löst die Belegerfassung zuerst den XML-Teil aus dem PDF/A-3 heraus; ab da führen die XML-Daten, die aus dem Bild erkannten treten zurück und die Bildvalidierung entfällt. Damit der Freigeber trotzdem etwas Lesbares vor sich hat, rendert VIM aus den zugeordneten Feldern eine PDF-Ansicht des XML – aufgebaut wie eine Rechnung, in der Sprache des Prüfers beschriftet. Wie belastbar Ihr Eingang heute ist, zeigt das SAP VIM Executive Diagnostic.

Wann sich SAP DRC lohnt – und wann die E-Mail reicht

Für einen rein deutschen Rechnungseingang ist DRC nicht nötig: Post-Audit heißt, dass kein Verfahren vorgeschrieben ist, und eine XRechnung per E-Mail verarbeitet VIM direkt. Seine Stärke spielt DRC im Mehrländerbetrieb aus – Peppol, Clearing-Systeme, gesetzliche Meldungen –, wo es als eDocument empfängt, validiert und meldet und den Beleg an VIM übergibt. Der Rückweg gehört dazu: Annahme, sobald gebucht oder geparkt ist, Ablehnung samt länderspezifischem Grund, wenn der Beleg zurückgewiesen oder als Dublette bestätigt wird – Ausnahmen laufen dabei im bekannten VIM-Workflow. Ob DRC, ein Peppol-Provider oder gar nichts davon: Diese Entscheidung gehört an den Anfang, und wir treffen sie in der SAP VIM Beratung gemeinsam mit Ihnen.

Vom Übergangsbetrieb zur Dauerlösung

Bis 2028 laufen Papier, PDF, EDI und XML parallel – und genau diese Mischphase entscheidet, ob E-Invoicing Aufwand spart oder nur verlagert. Wer jetzt Eingangskanäle konsolidiert, Stammdaten bereinigt und die Capture-Strecke – etwa mit KI-Extraktion über AIxVIM – auf den schrumpfenden Papieranteil ausrichtet, hat 2028 keinen Umstellungsstress, sondern nur noch einen abgeschalteten Altkanal. Fällt in dieselben Jahre auch Ihr Umstieg auf S/4HANA, teilen sich zwei Vorhaben denselben Testzyklus und dieselben Leute – was daran hängt, steht auf der Seite zur SAP S/4HANA Transformation.

Begriffe kurz erklärt

Das Vokabular des Themas, alphabetisch – zum Nachschlagen, wenn im nächsten Meeting wieder drei Abkürzungen pro Satz fallen.

Access Point (Peppol): Zertifizierter Netzknoten im Peppol-Netz – und die einzige Möglichkeit, daran teilzunehmen: Direkt anschließen kann sich niemand. Jeder Teilnehmer sendet und empfängt über seinen Access Point – wie beim E-Mail-Provider, nur mit Zustellnachweis und zentralem Teilnehmerverzeichnis. Für SAP VIM folgt danach ein zweiter Schritt: Der UN/CEFACT-Umschlag muss geöffnet werden, üblicherweise durch SAP DRC.
Capture (IC4S / CC4S): Die Erkennungskomponenten zu VIM: OpenText Intelligent Capture bzw. Core Capture for SAP Solutions lesen unstrukturierte Belege – Papier und einfache PDFs – aus und übergeben die Daten an den VIM-Prozess.
Clearing-Modell (Clearance): Der Staat sitzt in der Mitte: Jede Rechnung läuft vor oder bei der Zustellung über eine Behördenplattform, die prüft und freigibt – wie in Italien (SdI) oder Polen (KSeF).
CTC (Continuous Transaction Controls): Oberbegriff für Modelle, bei denen die Steuerbehörde Transaktionen laufend statt nachträglich sieht – vom Echtzeit-Reporting bis zum vollständigen Clearing.
DP-Beleg: Das „Document Processing“-Objekt in VIM: der Arbeitsbeleg, auf dem jede eingehende Rechnung geprüft, angereichert und zur Buchung gebracht wird – unabhängig davon, aus welchem Kanal sie stammt.
DRR (Digital Reporting Requirements): Die Meldepflichten aus ViDA: Ab Juli 2030 werden grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU digital und zeitnah gemeldet – auf Basis strukturierter E-Rechnungen.
Early Archiving (OAWD): Der Weg über den Datei-Upload: Ein Beleg wird zuerst archiviert und startet damit den VIM-Prozess. Für E-Rechnungen der einfachste Einstieg – man legt die XML-Datei ab, den Rest erledigt der Eingangs-Handler.
eDocument (SAP): SAPs Rahmenwerk für gesetzliche elektronische Belege: Das eDocument Framework erzeugt, versendet und empfängt länderspezifische Formate und ist die technische Basis von DRC. Im eDocument Cockpit sehen Sie jeden Beleg mit seinem Status – von dort führt der Weg in den VIM-Prozess, und aus der VIM-Auswertung wieder zurück.
EN 16931: Die europäische Norm der E-Rechnung: ein semantisches Datenmodell, das festlegt, welche Angaben eine Rechnung enthält und was sie bedeuten – der Maßstab, an dem sich alle Formate messen.
FatturaPA / SdI: Das italienische Rechnungsformat und die staatliche Austauschplattform Sistema di Interscambio – seit 2019 für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend und damit das älteste Clearing Europas.
GoBD: Die deutschen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form: verlangen unter anderem, dass die E-Rechnung als strukturierter Datensatz revisionssicher archiviert wird.
Inbound Configuration: Die Eingangskonfiguration in VIM: legt je Kanal fest, welche Schritte ein ankommender Beleg durchläuft – auslesen, zuordnen, prüfen, Prozess starten. Der Ort, an dem entschieden wird, ob XML und Papier in einer Strecke laufen oder in zweien.
KoSIT: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen: pflegt den Standard XRechnung und die deutschen Geschäftsregeln zur EN 16931.
KSeF: Krajowy System e-Faktur, Polens zentrale Rechnungsplattform: Seit Februar 2026 laufen polnische B2B-Rechnungen verpflichtend über dieses Clearing-System.
Leitweg-ID: Die Adressnummer im deutschen B2G: identifiziert die empfangende Behörde und steuert die Zustellung einer XRechnung an die richtige Stelle.
myDATA: Die Meldeplattform der griechischen Steuerbehörde AADE: Rechnungsdaten werden dorthin gemeldet; seit 2026 ist der verpflichtende B2B-Austausch über Peppol daran gekoppelt.
OpenText VIM: Vendor Invoice Management for SAP Solutions: die Workflow-Lösung für den Rechnungseingang in SAP – Geschäftsregeln, Rollenfindung, Ausnahmen, Genehmigung, Buchung. Das Kernthema dieser Website.
Peppol: Ursprünglich „Pan-European Public Procurement OnLine“: ein internationales Netzwerk mit einheitlichen Regeln für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Teilnehmer sind über Access Points verbunden und eindeutig adressierbar.
Post-Audit-Modell: Das Gegenmodell zum Clearing: Rechnungen werden direkt zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, der Staat prüft erst im Nachhinein – bislang das deutsche Modell.
RO e-Factura: Rumäniens zentrale Rechnungsplattform: seit Januar 2024 verpflichtend für inländische B2B-Umsätze, seit Juli 2024 mit vollständigem Clearing.
SAP DRC: SAP Document and Reporting Compliance: das SAP-Produkt für E-Rechnungen und gesetzliche Meldungen. Es empfängt, validiert, versendet und meldet – pro Land von SAP gepflegt, technisch auf dem eDocument Framework aufbauend. Eines von mehreren Werkzeugen für den Übertragungsweg: stark im Mehrländerbetrieb, für einen rein deutschen Eingang nicht erforderlich.
UBL & UN/CEFACT CII: Die beiden XML-Syntaxen, in denen eine EN-16931-Rechnung technisch ausgedrückt wird: XRechnung erlaubt beide, ZUGFeRD nutzt CII, im Peppol-Netz dominiert UBL.
ViDA: „VAT in the Digital Age“: das im März 2025 verabschiedete EU-Paket, das E-Invoicing und digitale Meldepflichten europaweit vereinheitlicht – mit den großen Stichtagen Juli 2030 und 2035.
XRechnung: Der deutsche XML-Standard der E-Rechnung, gepflegt von der KoSIT – reine strukturierte Daten ohne Ansichtsdatei, im B2G seit 2020 Pflicht.
ZUGFeRD: Deutsch-französisches Hybridformat („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“): ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ab Profil EN 16931 eine vollwertige E-Rechnung.

Häufige Fragen

Ersetzt SAP DRC OpenText VIM?
Nein – die beiden liegen auf verschiedenen Ebenen. DRC ist eine mögliche Compliance- und Übertragungsschicht: empfangen, validieren, melden. VIM ist die Verarbeitungsschicht: prüfen, freigeben, buchen, Ausnahmen behandeln. Der Übertragungsweg kann auch schlicht eine E-Mail sein – die Verarbeitungsschicht braucht es in jedem Fall, sonst verschiebt sich die Arbeit zurück in die Buchhaltung.
Brauchen wir SAP DRC – oder geht es auch ohne?
Für einen rein deutschen Rechnungseingang geht es ohne. Deutschland folgt dem Post-Audit-Modell: Es gibt keine vorgeschriebene Plattform, der Austausch per E-Mail ist gesetzeskonform, und VIM verarbeitet die eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei direkt. DRC – oder ein Peppol-Provider, oder eine vorhandene Middleware – wird dann relevant, wenn Peppol vorgeschrieben ist, ausländische Clearing-Systeme dazukommen oder gesetzliche Meldungen zu erledigen sind. Was für Sie sinnvoll ist, hängt von Ländern, Volumen und Ihrer SAP-Roadmap ab, nicht von einer Produktentscheidung im Voraus.
Brauchen wir weiterhin OCR und Capture?
Solange Lieferanten Papier oder einfache PDFs schicken: ja. Der XML-Anteil wächst, aber der Übergang dauert Jahre. Die gute Nachricht: In VIM laufen beide Kanäle im selben Prozess zusammen – Sie betreiben keine zwei Welten.
Brauchen wir getrennte Prozesse für XML und Papier?
Nein, und das ist der eigentliche Vorteil. VIM bringt einen Eingangs-Handler mit, der Papier, Bilder, reines XML und Hybridformate wie ZUGFeRD in derselben Strecke verarbeitet – jeweils mit den Schritten, die der Beleg wirklich braucht. Danach ist jede Rechnung derselbe Beleg mit denselben Geschäftsregeln, unabhängig vom Kanal. Was Sie dafür brauchen, ist eine saubere Kanalsteuerung, keine zweite Lösung.
Wie prüft ein Mensch eine XML-Rechnung?
Im Rohformat gar nicht – XML ist für Maschinen gemacht. VIM erzeugt deshalb aus den zugeordneten Feldern eine lesbare PDF-Ansicht, aufgebaut wie eine Rechnung und in der Sprache des Prüfers beschriftet. Der Freigeber sieht ein Dokument, die Maschine verarbeitet die Daten – und archiviert wird weiterhin das XML, nicht die Ansicht.
Was ist mit Rechnungen aus dem Ausland – KSeF, FatturaPA und Co.?
Jedes Land hat sein eigenes Modell, von der zentralen Clearing-Plattform bis zur Meldepflicht. Für die Anbindung gibt es mehrere Wege: SAP DRC deckt viele dieser Länder ab und wird von SAP laufend aktualisiert, spezialisierte Provider und Middleware-Lösungen tun das ebenso. Welche Länder für Sie überhaupt relevant sind, klärt ein Blick auf Ihre Kreditorenliste – genau dafür ist das Erstgespräch da.
Bis wann müssen wir handeln?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen in Deutschland bereits heute. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt ab 2027 – und ein sauberes Eingangs-Setup im VIM, je nach Bedarf mit einem Übertragungsweg wie DRC, braucht Vorlauf für Konzept, Customizing und Tests. Wer 2026 plant, ist rechtzeitig; wer 2027 anfängt, ist unter Druck.
Wie unterstützt Johannes Auer IT Consulting dabei?
Wir analysieren Ihr heutiges VIM-Setup, entwerfen das Zielbild für den E-Rechnungseingang – mit oder ohne DRC – und setzen es im VIM um: Customizing, Eingangskanäle, Geschäftsregeln, Tests. Auf Wunsch inklusive Schulung Ihres Teams.
Ist eine PDF-Rechnung noch eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt in Deutschland nur noch als E-Rechnung, was in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“ – in der Übergangszeit noch zulässig, aber ein Auslaufmodell.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML ohne Ansichtsdatei – gemacht für die vollautomatische Verarbeitung. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, das Menschen lesen und Maschinen verarbeiten können. Beide sind ab dem passenden Profil EN-16931-konform; für die Verarbeitung zählt in beiden Fällen das XML.
Gilt die deutsche Ausstellungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – die Empfangspflicht kennt diese Ausnahme nicht.
Brauchen wir einen Peppol Access Point?
Nur wenn Sie über das Peppol-Netz senden oder empfangen wollen oder müssen – etwa im belgischen B2B oder Richtung Behörden in vielen EU-Ländern. Wichtig für SAP-Häuser: Der Access Point allein genügt nicht. Peppol liefert das UBL in einem UN/CEFACT-Umschlag, und VIM verarbeitet nur reines UBL. Das Auspacken übernimmt SAP DRC – ohne DRC muss es als kundeneigene Erweiterung gebaut werden. Für den deutschen B2B-Austausch per E-Mail ist Peppol dagegen gar keine Voraussetzung.
Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?
Revisionssicher und GoBD-konform – und zwar der strukturierte Datensatz selbst. Archiviert werden muss das XML, nicht nur ein Ausdruck oder die PDF-Ansicht. Ein Archiv, das nur das Rechnungsbild ablegt, erfüllt die Anforderung nicht.

Offizielle Quellen zum Nachlesen

Wenn Sie es genau wissen müssen: die zentralen Anlaufstellen, alle amtlich. Die Länderbehörden zu den einzelnen Fristen finden Sie direkt in der Übersicht oben.

Rechtlicher Hinweis

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Alle Angaben zu Fristen, Pflichten, Formaten und Ländern haben wir nach bestem Wissen recherchiert (Stand: August 2026). Dieses Rechtsgebiet ändert sich laufend: Termine werden verschoben, Schwellenwerte angepasst, Verordnungen nachgeschärft. Einzelne Angaben können deshalb trotz aller Sorgfalt fehlerhaft, unvollständig oder überholt sein. Eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir nicht, eine Haftung für Entscheidungen auf Basis dieser Seite ist ausgeschlossen.

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