Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?

Nein. VIM Beyond Invoices ist ein eigenes Framework und lässt sich ohne die Rechnungsverarbeitung einführen. Wer VIM bereits im Einsatz hat, spart allerdings Installation, Archivanbindung und Capture-Infrastruktur – und die Fachbereiche kennen die Oberfläche schon.

Was bringt eine geprüfte AB der Buchhaltung?

Sie ebnet den Weg für eine schnelle Rechnungsverarbeitung. Stimmen Preis, Menge und Termin schon bei der Bestätigung, läuft die spätere Rechnung ohne Preis- oder Mengensperre durch, statt in der Klärung zwischen Einkauf und Buchhaltung liegenzubleiben. Das entscheidet darüber, wie viele Rechnungen Sie innerhalb der Skontofrist bezahlen – und Skonto ist bares Geld, das im Zweifel jede Woche Verzug kostet. Wer die Abweichung schon an der Bestätigung klärt, hat für die Rechnung die volle Frist.

Was passiert mit einer Abweichung?

Sie wird zum Vorgang mit Beleg-Bild, Bestellbezug und der konkreten Differenz. Die Rollenfindung bestimmt, wer ihn bekommt – in der Regel die einkaufende Person, bei Preisabweichungen über einer Schwelle zusätzlich eine Freigabestufe. Erst nach der Entscheidung wird der bestätigte Wert in die Bestellung geschrieben.

Funktioniert das auch, wenn Lieferanten Kalenderwochen bestätigen?

Ja, das ist der Normalfall und einer der Gründe, warum reine Standard-OCR hier scheitert. Wir haben dafür in mehreren Projekten eine Umrechnungslogik für Kalenderwochen, Zeiträume und Freitextangaben implementiert – inklusive der Frage, ob „KW 34“ Montag, Freitag oder das Ende der Woche meint. Diese Festlegung treffen Sie, nicht die Software.

Welche Dunkelverarbeitungsquote erreichen wir?

Das hängt an zwei Dingen: an der Qualität und Konstanz der Lieferantenlayouts und daran, wie eng Sie Ihre Toleranzen setzen. Eine belastbare Zahl bekommen Sie erst nach einer Belegaufnahme mit Ihren echten Bestätigungen. Wer Ihnen vorher eine Quote nennt, rät.

Wir bekommen Bestätigungen per EDI. Brauchen wir das dann noch?

Wo Lieferanten sauber per EDI bestätigen, ist EDI der bessere Weg – dafür braucht es kein VIM Beyond. Der Nutzen liegt beim langen Rest: den Lieferanten, die eine PDF an eine Sammeladresse mailen. In den meisten Häusern ist das die Mehrheit, und genau dieser Teil wird heute von Hand oder gar nicht geprüft.

Die Bestätigungssteuerung gibt es doch im SAP-Standard.

Richtig – das Problem ist nicht das Feld, sondern wie die Werte hineinkommen. Der SAP-Standard erwartet, dass jemand den bestätigten Termin und die bestätigte Menge erfasst. Genau diese Lücke schließt das Lösungspaket, indem es beides aus dem Beleg liest, prüft und einträgt.

VIM Beyond Invoices

Niemand liest die Auftragsbestätigung. Bis die Ware zu spät kommt.

Preis, Menge und Liefertermin jeder AB automatisch gegen die Bestellung prüfen, den bestätigten Termin in die Bestellung schreiben und nur die echten Abweichungen an den Einkauf geben – aus fünf Projekten mit dem VIM-Beyond-Lösungspaket für Auftragsbestätigungen.

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Woran es hängt

Bestätigt ist nicht geprüft.

Kaum ein Einkauf prüft jede Auftragsbestätigung Zeile für Zeile. Nicht aus Nachlässigkeit – sondern weil der Aufwand in keinem Verhältnis zum gefühlten Nutzen steht. Bis die vier Dinge passieren, die er verhindern sollte:

Der Abgleich ist Handarbeit
Preis, Menge und Termin jeder Position gegen die Bestellung halten – bei einigen hundert Bestätigungen im Monat bindet das dauerhaft Kapazität im Einkauf, ohne dass jemand die Zeit als Projekt sichtbar macht.
Abweichungen fallen zu spät auf
Ein Termin, der drei Wochen hinter dem Wunschtermin liegt, fällt der Disposition erst auf, wenn die Ware fehlt. Preisabweichungen tauchen in der Rechnungsprüfung auf – da ist die Bestellung längst freigegeben und die Ware angeliefert. Und während die Klärung läuft, verfällt das Skonto.
Die Bestellung weiß nichts davon
Ohne gepflegte Bestätigungssteuerung rechnet die Materialplanung weiter mit dem Wunschtermin. MRP plant dann auf Daten, die kein Lieferant je bestätigt hat.
„KW 34“ statt Datum
Lieferanten bestätigen in Kalenderwochen, Zeiträumen und Freitext. Jede Extraktion, die das nicht in ein SAP-Datum umrechnet, produziert Nacharbeit, statt sie zu sparen.

Was wir dafür bauen

01
Lösungspaket statt Eigenbau
OpenText liefert für Auftragsbestätigungen ein fertiges Lösungspaket im VIM-Beyond-Framework. Wir richten es ein, statt einen Prozess bei Null zu beginnen – und erweitern es dort, wo Ihre Bestellabwicklung vom Standard abweicht.
02
Extraktion nach Ihrer Wahl
Kopf- und Positionsdaten aus PDF, Mail-Anhang und Papier: Bestellnummer, Position, Material, Menge, Preis, Termin. Die Erkennung läuft über Intelligent Capture (IC4S), Core Capture (CC4S), ein Fremdsystem, das Sie bereits betreiben, oder über KI-Extraktion mit AIxVIM – das Lösungspaket dahinter bleibt dasselbe.
03
Preis, Menge, Termin mit Toleranz
Jede Position gegen die Bestellung, mit Ihren Toleranzen je Preis, Menge und Termin. Die Toleranz entscheidet, nicht der Zufall: Sie legen je Abweichungsart fest, ab wann eine Differenz überhaupt eine ist.
04
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Nicht nur die Zahlen der Position: Auch Liefer- und Zahlungsbedingungen lassen sich gegen die Bestellung prüfen. Wer stillschweigend von 14 auf 30 Tage netto wechselt, fällt damit beim Beleg auf und nicht erst beim Zahlungslauf – auf Wunsch mit eigener Prüfstufe.
05
Dunkel, wo nichts abweicht
Liegt alles in der Toleranz, wird die Bestätigung vollautomatisch verarbeitet – ohne dass ein Mensch sie öffnet. Nur der Beleg mit einer echten Abweichung geht an einen Prüfer. Das ist der eigentliche Hebel: Die Arbeit sinkt nicht um einen Anteil, sondern auf die Ausnahmen.
06
Termine, die SAP versteht
Kalenderwochen, Zeiträume und Freitexttermine werden in ein Bestätigungsdatum umgerechnet und über die Bestätigungssteuerung in die Bestellung geschrieben. Ab da rechnet die Disposition mit dem bestätigten Termin, nicht mit dem gewünschten.
07
Bearbeiterfindung nach Ihren Kriterien
Wer den Vorgang bekommt, stellen Sie dynamisch ein: nach Einkäufergruppe, Buchungskreis, Werk, Materialgruppe, Betragsgrenze – und Kombinationen daraus. Abweichungen landen so bei der zuständigen Einkäuferin statt in einem Sammelpostfach. Wir haben dafür einen parallelen Genehmigungs-Workflow und eine eigene Fiori-App für Preis-, Mengen- und Terminabweichungen gebaut.
08
Ablage an der Bestellung
Über SAP ArchiveLink hängt die Bestätigung an der Bestellung – also genau dort, wo später gesucht wird: in der Bestellhistorie, in der Rechnungsprüfung, in jeder Klärung mit dem Lieferanten. Kein Netzlaufwerk, kein zweites System.
09
Template und Rollout
Ein Template, das weitere Werke und Länder übernehmen können, statt einer eigenen Lösung je Standort. Zuletzt in der Chemie für den globalen Launch des AB-Lösungspakets aufgebaut.

Belegt statt behauptet

Fünf Projekte. Ein Lösungspaket.

Auftragsbestätigungen im VIM-Beyond-Framework sind für uns kein Konzeptpapier: Wir haben sie in Verpackung, Healthcare, Lebensmitteln und Chemie eingeführt, erweitert, aktualisiert und in den Betrieb übergeben.

Globales Template für das AB-Lösungspaket (Chemie)
Paralleler Genehmigungs-Workflow im Beyond-Prozess
Eigene Fiori-App für Preis-, Mengen- und Terminabweichungen
Algorithmus für Kalenderwochen- und Datumsumrechnung
Materialnummer-Extraktion mit eigener Geschäftsregel geprüft
Umstieg von BCC auf IC4S inklusive UAT-Begleitung

Zur Projektliste →

So gehen wir vor

01
Belegaufnahme
Wir sehen uns echte Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten an, keine Musterbelege: Layouts, Sprachen, Terminangaben, Sonderfälle. Daraus entsteht die Extraktionsstrategie – und eine belastbare Aussage, was automatisierbar ist.
02
Regeln und Toleranzen
Mit Einkauf und Disposition legen wir fest, was eine Abweichung ist, wer sie sieht und was ohne Rückfrage durchlaufen darf. Diese Entscheidung bestimmt den Automatisierungsgrad – nicht die Software.
03
Einführen und übergeben
Customizing, Entwicklung, eigene Tests, begleiteter Go-Live und Schulung für Key User und IT. Danach 3rd-Level-Support, damit die Lösung auch beim nächsten neuen Lieferantenlayout hält.

Kundenstimmen

Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen

Johannes supported us during our migration from SAP R/3 to SAP S/4 HANA, including the upgrade of OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) which we are using to process sales orders. We were facing several uncertainties in the process, as well as issues with SAP Single Sign-On in the validation client.
Thanks to his clear guidance and deep technical expertise, we were able to complete the upgrade successfully and identify the root cause of the SSO issue. Johannes even uncovered a deeply rooted bug in the OpenText Intelligent Capture for SAP Solutions (IC4S) component related to restoring machine learning data, which we were able to get corrected. His ability to explain complex topics clearly and his professional, solution-oriented approach made a big difference for us.
I would absolutely recommend working with him.
Susan Wang
IT Process Analyst · Sales & Marketing
Johannes Auer überzeugt in jeder Hinsicht mit seinem Gesamtpaket als Projektleiter. Seine Fähigkeit, Themen frühzeitig und proaktiv anzugehen, gepaart mit einem exzellenten fachlichen Hintergrund, schafft von Beginn an Vertrauen. Besonders hervorzuheben ist seine klare, fachlich fundierte und gleichzeitig menschlich angenehme Kommunikation mit allen Beteiligten, die maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Auch in herausfordernden Situationen bewahrt er die nötige Ruhe und behält stets den Überblick. Seine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, selbst komplexe Sachverhalte verständlich und präzise zu erklären, runden sein Profil ab und machen die Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich, sondern auch sehr angenehm.
Manfred Rocker
Team Manager · SAP FI/CO
Ich schätze an der Zusammenarbeit mit Johannes Auer besonders seine schnelle Auffassungsgabe und seine weitreichende Fachkenntnis – nicht nur im SAP VIM Umfeld, sondern darüber hinaus im gesamten SAP-Kontext. Er findet pragmatische Lösungen, hinterfragt bestehende Prozesse kritisch und stellt ungefragt hilfreiche Dokumentationen bereit. Änderungen und Anpassungen liefert er zuverlässig nach eigenen Tests – das reduziert deutlich das Risiko, dass Fehler erst beim Fachbereich auffallen.
Volker E.
SAP Team · Verpackungsindustrie

Der nächste Schritt

Lassen Sie uns über Ihr VIM-Projekt sprechen.

Unverbindlich, 30 Minuten, direkt mit dem Geschäftsführer.

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Häufige Fragen zu Auftragsbestätigungen in SAP VIM

Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?
Nein. VIM Beyond Invoices ist ein eigenes Framework und lässt sich ohne die Rechnungsverarbeitung einführen. Wer VIM bereits im Einsatz hat, spart allerdings Installation, Archivanbindung und Capture-Infrastruktur – und die Fachbereiche kennen die Oberfläche schon.
Was bringt eine geprüfte AB der Buchhaltung?
Sie ebnet den Weg für eine schnelle Rechnungsverarbeitung. Stimmen Preis, Menge und Termin schon bei der Bestätigung, läuft die spätere Rechnung ohne Preis- oder Mengensperre durch, statt in der Klärung zwischen Einkauf und Buchhaltung liegenzubleiben. Das entscheidet darüber, wie viele Rechnungen Sie innerhalb der Skontofrist bezahlen – und Skonto ist bares Geld, das im Zweifel jede Woche Verzug kostet. Wer die Abweichung schon an der Bestätigung klärt, hat für die Rechnung die volle Frist.
Was passiert mit einer Abweichung?
Sie wird zum Vorgang mit Beleg-Bild, Bestellbezug und der konkreten Differenz. Die Rollenfindung bestimmt, wer ihn bekommt – in der Regel die einkaufende Person, bei Preisabweichungen über einer Schwelle zusätzlich eine Freigabestufe. Erst nach der Entscheidung wird der bestätigte Wert in die Bestellung geschrieben.
Funktioniert das auch, wenn Lieferanten Kalenderwochen bestätigen?
Ja, das ist der Normalfall und einer der Gründe, warum reine Standard-OCR hier scheitert. Wir haben dafür in mehreren Projekten eine Umrechnungslogik für Kalenderwochen, Zeiträume und Freitextangaben implementiert – inklusive der Frage, ob „KW 34“ Montag, Freitag oder das Ende der Woche meint. Diese Festlegung treffen Sie, nicht die Software.
Welche Dunkelverarbeitungsquote erreichen wir?
Das hängt an zwei Dingen: an der Qualität und Konstanz der Lieferantenlayouts und daran, wie eng Sie Ihre Toleranzen setzen. Eine belastbare Zahl bekommen Sie erst nach einer Belegaufnahme mit Ihren echten Bestätigungen. Wer Ihnen vorher eine Quote nennt, rät.
Wir bekommen Bestätigungen per EDI. Brauchen wir das dann noch?
Wo Lieferanten sauber per EDI bestätigen, ist EDI der bessere Weg – dafür braucht es kein VIM Beyond. Der Nutzen liegt beim langen Rest: den Lieferanten, die eine PDF an eine Sammeladresse mailen. In den meisten Häusern ist das die Mehrheit, und genau dieser Teil wird heute von Hand oder gar nicht geprüft.
Die Bestätigungssteuerung gibt es doch im SAP-Standard.
Richtig – das Problem ist nicht das Feld, sondern wie die Werte hineinkommen. Der SAP-Standard erwartet, dass jemand den bestätigten Termin und die bestätigte Menge erfasst. Genau diese Lücke schließt das Lösungspaket, indem es beides aus dem Beleg liest, prüft und einträgt.

Weitere Belegarten im VIM-Beyond-Framework

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Auftragsbestätigungen in SAP automatisch verarbeiten

Die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist der am häufigsten nachgefragte Anwendungsfall von OpenText VIM Beyond Invoices – und der, für den es das reifste Lösungspaket gibt. Die folgenden Abschnitte fassen zusammen, worum es fachlich geht und wo die Fallstricke liegen.

Was ist eine Auftragsbestätigung im SAP-Prozess?

Die Auftragsbestätigung (AB, englisch order confirmation) ist die Antwort des Lieferanten auf eine Bestellung: Er bestätigt – oder korrigiert – Preis, Menge und Liefertermin je Position. Im SAP-Standard gehören diese Werte in die Bestätigungssteuerung der Bestellposition, damit Materialplanung und Wareneingang mit dem bestätigten und nicht mit dem gewünschten Termin rechnen. Der Engpass ist die Erfassung: Solange die Bestätigung als PDF im Postfach liegt, steht in SAP nichts.

Wie automatisiert VIM Beyond Invoices die AB-Prüfung?

Das Lösungspaket für Auftragsbestätigungen erfasst den Beleg über Capture beziehungsweise KI-Extraktion, ordnet ihn der Bestellung zu und vergleicht jede Position mit den Bestelldaten. Positionen innerhalb Ihrer Toleranzen werden ohne Zutun bestätigt, Abweichungen erzeugen einen Workflow-Vorgang für die zuständige einkaufende Person. Der Beleg selbst wird über SAP ArchiveLink an der Bestellung abgelegt.

Preis-, Mengen- und Terminabweichungen freigeben

Nicht jede Abweichung ist gleich viel wert. Eine Mengenabweichung von zwei Stück bei einer Schüttgutbestellung ist Rauschen, eine Preisabweichung von acht Prozent ist eine Entscheidung. Deshalb definieren wir Toleranzen und Freigabestufen getrennt je Abweichungsart – und haben für einen Chemiekonzern eine eigene Fiori-Anwendung gebaut, in der Preis-, Mengen- und Terminabweichungen in einem Schritt entschieden werden.

Kalenderwochen, Zeiträume und andere Terminangaben

Der praktische Härtetest jeder AB-Automatisierung sind die Termine. Lieferanten bestätigen „KW 34“, „Ende August“, „34/26“ oder einen Zeitraum über zwei Wochen. Eine Extraktion, die diese Angaben nur als Text liefert, verschiebt die Arbeit lediglich. Wir implementieren deshalb eine explizite Umrechnungslogik – mit einer bewussten Festlegung, auf welchen Tag eine Kalenderwoche abgebildet wird.

Skonto: warum die AB über die Rechnungslaufzeit entscheidet

Preisabweichungen, die in der AB unbemerkt bleiben, tauchen später als Preissperre in der Rechnungsprüfung wieder auf – dann aber in der Kreditorenbuchhaltung, mit Ware im Lager und ohne Verhandlungsspielraum. Genau dort entsteht der Schaden: Eine gesperrte Rechnung wartet auf die Klärung zwischen Einkauf und Buchhaltung, und während sie wartet, läuft die Skontofrist. Eine geprüfte Bestätigung dreht das um – die Rechnung trifft auf eine Bestellung, deren Preise, Mengen und Termine bereits bestätigt sind, und kann ohne Sperre durchlaufen. Der Nutzen ist rechenbar: Er ist der Skontobetrag der Rechnungen, die heute an der Frist scheitern. Wer Auftragsbestätigungen prüft, entlastet damit direkt den Rechnungseingang in SAP VIM. Mehr zum Framework und den weiteren Belegarten steht auf der Übersicht zu VIM Beyond Invoices; Referenzen in der Projektliste.