Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?

Nein. VIM Beyond Invoices ist ein eigenes Framework und lässt sich ohne die Rechnungsverarbeitung einführen. Wer VIM bereits betreibt, spart allerdings Installation, Archivanbindung und Capture-Infrastruktur – und die Fachbereiche kennen die Oberfläche schon.

Warum nicht einfach EDI?

Wo Kunden per EDI bestellen, ist EDI der bessere Weg – dafür braucht es kein VIM Beyond. Der Nutzen liegt beim langen Rest: den Kunden, für die sich eine Anbindung nie gerechnet hat, und den EDI-Kunden, deren Bestellung bei einer Störung wieder als PDF kommt. In den meisten Häusern ist dieser Rest die Mehrheit der Belege und die Minderheit der Aufmerksamkeit.

Wie kommt die Kundenmaterialnummer zu unserem Material?

Über den Kundenmaterial-Infosatz, sofern er gepflegt ist – und genau das ist in der Praxis die eigentliche Arbeit. Wo er fehlt, greifen ergänzende Regeln auf Beschreibung, EAN oder frühere Aufträge, und der Rest wird zum Vorgang für den Innendienst. Nebenbei entsteht so eine Liste der Stammdatenlücken, die Sie vorher nicht hatten.

Was passiert bei einer Preisabweichung?

Der bestellte Preis wird gegen die gültige Kondition gehalten. Innerhalb Ihrer Toleranz läuft der Auftrag durch, darüber entsteht ein Vorgang für die zuständige Person – mit Beleg-Bild, Konditionssatz und Differenz nebeneinander. Ob der Kundenpreis oder Ihre Kondition gewinnt, entscheiden Sie je Fall und nicht die Software.

Wird der Auftrag wirklich ohne Zutun angelegt?

Technisch ja, die Buchungslogik im Framework legt den Kundenauftrag an. Der übliche Einstieg ist trotzdem ein Vorschlag, den der Innendienst bestätigt; wenn die Trefferquote über Monate stabil ist, wird daraus für definierte Kunden und Belegtypen eine automatische Anlage. Diese Reihenfolge ist Absicht – Vertrauen entsteht an echten Belegen, nicht in einer Präsentation.

Und die Auftragsbestätigung an den Kunden?

Die kommt aus SAP SD wie bisher – nur früher, weil der Auftrag früher im System steht. Die andere Richtung, also eingehende Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten, ist ein eigenes Thema mit eigenem Lösungspaket.

VIM Beyond Invoices

Ihr Umsatz beginnt mit einer PDF, die jemand abtippt.

Kundenbestellungen aus Mail und PDF erfassen, gegen Kunden-, Material- und Konditionsstamm prüfen und als Kundenauftrag in SAP anlegen – nur die echten Zweifelsfälle gehen an den Vertriebsinnendienst. Aus drei Projekten mit dem VIM-Beyond-Lösungspaket für Kundenaufträge.

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Woran es hängt

Der teuerste Tippfehler des Hauses.

Kein Beleg im Eingang ist so unmittelbar Geld wie die Kundenbestellung – und kaum einer wird so oft von Hand erfasst. Das kostet an vier Stellen gleichzeitig:

Abtippen im Innendienst
Kundennummer, Materialien, Mengen, Preise, Wunschtermin – Position für Position in VA01. Bei einigen hundert Bestellungen im Monat bindet das eine ganze Stelle, die niemand als Projekt sichtbar macht, weil sie sich über den Tag verteilt.
Ein Zahlendreher wird zur Retoure
Eine falsch erfasste Menge oder ein vertauschtes Material geht als Lieferung raus, kommt als Reklamation zurück und wird als Gutschrift gebucht. Der Fehler entsteht in Sekunden, seine Bearbeitung dauert Wochen.
Die Bestellung liegt im Postfach, nicht im System
Solange die Bestellung ein Mail-Anhang ist, gibt es keinen Status: Der Vertrieb weiß nicht, ob sie erfasst ist, der Kunde bekommt seine Auftragsbestätigung später, und in der Urlaubszeit findet sie niemand.
Kundenmaterialnummern und Sonderpreise
Der Kunde bestellt unter seiner Materialnummer und zu dem Preis, der in seinem Rahmenvertrag steht. Wer das im Kopf hat, ist erfahren – und irgendwann im Ruhestand. Wer es nicht hat, erfasst falsch oder fragt nach.

Was wir dafür bauen

01
Lösungspaket für Kundenaufträge
OpenText liefert für Kundenaufträge ein fertiges Lösungspaket im VIM-Beyond-Framework – bis 2022 als Business Center Solution Accelerator. Wir richten es ein und erweitern es dort, wo Ihre Auftragsabwicklung vom Standard abweicht; genau so haben wir es in der Verpackungsindustrie aufgesetzt und erweitert.
02
Erfassung aus Mail und PDF
Sammelpostfach, EDI-Ausfallweg, Portal-Download oder Papier: Die Capture-Strecke liest Kundenbestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und Wunschtermine. Wo Layouts stark schwanken, kommt KI-Extraktion dazu, statt jedes Kundenlayout einzeln zu trainieren.
03
Kunde, Material, Preis prüfen
Absender zu Kunde, Kundenmaterialnummer zu Ihrem Material, bestellter Preis zur gültigen Kondition. Was zusammenpasst, wird zum Auftrag; was abweicht, wird zum Vorgang – mit dem Beleg-Bild und der konkreten Differenz daneben.
04
Kundenauftrag anlegen
Aus dem geprüften Beleg entsteht der Kundenauftrag in SAP SD – mit Kundenbestellnummer, Positionen, Terminen und Konditionen. Je nach Freigabegrad als Vorschlag zur Bestätigung oder ohne Zutun, für definierte Kunden und Belegtypen.
05
Ausnahmen an den Innendienst
Unbekanntes Material, Preisabweichung über Toleranz, nicht lieferbarer Wunschtermin: Die Rollenfindung schickt den Fall an das zuständige Vertriebsteam statt in ein Sammelpostfach – mit Vertretungsregel und Frist.
06
Rollout über Länder und Werke
Ein Template, das weitere Vertriebsorganisationen übernehmen, statt einer Lösung je Standort. In der Verpackungsindustrie haben wir den Rollout über Europa und Nordamerika begleitet und die Lösung dabei Land für Land angepasst.

Belegt statt behauptet

Drei Projekte. Zwei Kontinente.

Kundenaufträge sind eine der beiden Belegarten, mit denen wir im VIM-Beyond-Framework am längsten arbeiten: Installation und Einführung in der Verpackungsindustrie, Rollout über zwei Kontinente, später Upgrade-Begleitung – und ein Assessment einer bestehenden Lösung im Druck- und Verlagswesen.

Lösungspaket für Kundenaufträge eingerichtet (Verpackungsindustrie)
Solution Accelerator für Kundenaufträge erweitert und angepasst
Rollout über Europa und Nordamerika begleitet
Assessment einer bestehenden Lösung (Druck und Verlag)
Upgrade- und UAT-Begleitung inklusive Umstieg BCC auf IC4S
Workshops für Endanwender und IT, danach 3rd-Level-Support

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So gehen wir vor

01
Bestellungen ansehen
Wir sehen uns echte Kundenbestellungen an, keine Musterbelege: Wie viele Kunden schicken wie viele Layouts, wo steht die Materialnummer, wie sauber sind die Preise? Daraus entsteht eine belastbare Aussage, welcher Anteil ohne Innendienst durchläuft.
02
Regeln und Toleranzen
Mit Vertrieb und Auftragsabwicklung legen wir fest, welcher Auftrag ohne Rückfrage angelegt werden darf, welche Preisabweichung einen Vorgang erzeugt und wer ihn entscheidet. Diese Festlegung bestimmt den Automatisierungsgrad – nicht die Software.
03
Einführen und ausrollen
Customizing, Entwicklung, Tests, begleiteter Go-Live und Schulung für Innendienst und IT. Ein Standort als Referenz, dann das Template für die übrigen – und 3rd-Level-Support, wenn der nächste Grosskunde sein Bestellformular ändert.

Kundenstimmen

Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen

Johannes supported us during our migration from SAP R/3 to SAP S/4 HANA, including the upgrade of OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) which we are using to process sales orders. We were facing several uncertainties in the process, as well as issues with SAP Single Sign-On in the validation client.
Thanks to his clear guidance and deep technical expertise, we were able to complete the upgrade successfully and identify the root cause of the SSO issue. Johannes even uncovered a deeply rooted bug in the OpenText Intelligent Capture for SAP Solutions (IC4S) component related to restoring machine learning data, which we were able to get corrected. His ability to explain complex topics clearly and his professional, solution-oriented approach made a big difference for us.
I would absolutely recommend working with him.
Susan Wang
IT Process Analyst · Sales & Marketing
Johannes Auer überzeugt in jeder Hinsicht mit seinem Gesamtpaket als Projektleiter. Seine Fähigkeit, Themen frühzeitig und proaktiv anzugehen, gepaart mit einem exzellenten fachlichen Hintergrund, schafft von Beginn an Vertrauen. Besonders hervorzuheben ist seine klare, fachlich fundierte und gleichzeitig menschlich angenehme Kommunikation mit allen Beteiligten, die maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Auch in herausfordernden Situationen bewahrt er die nötige Ruhe und behält stets den Überblick. Seine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, selbst komplexe Sachverhalte verständlich und präzise zu erklären, runden sein Profil ab und machen die Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich, sondern auch sehr angenehm.
Manfred Rocker
Team Manager · SAP FI/CO
Ich schätze an der Zusammenarbeit mit Johannes Auer besonders seine schnelle Auffassungsgabe und seine weitreichende Fachkenntnis – nicht nur im SAP VIM Umfeld, sondern darüber hinaus im gesamten SAP-Kontext. Er findet pragmatische Lösungen, hinterfragt bestehende Prozesse kritisch und stellt ungefragt hilfreiche Dokumentationen bereit. Änderungen und Anpassungen liefert er zuverlässig nach eigenen Tests – das reduziert deutlich das Risiko, dass Fehler erst beim Fachbereich auffallen.
Volker E.
SAP Team · Verpackungsindustrie

Der nächste Schritt

Lassen Sie uns über Ihr VIM-Projekt sprechen.

Unverbindlich, 30 Minuten, direkt mit dem Geschäftsführer.

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Häufige Fragen zu Kundenaufträgen in SAP VIM

Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?
Nein. VIM Beyond Invoices ist ein eigenes Framework und lässt sich ohne die Rechnungsverarbeitung einführen. Wer VIM bereits betreibt, spart allerdings Installation, Archivanbindung und Capture-Infrastruktur – und die Fachbereiche kennen die Oberfläche schon.
Warum nicht einfach EDI?
Wo Kunden per EDI bestellen, ist EDI der bessere Weg – dafür braucht es kein VIM Beyond. Der Nutzen liegt beim langen Rest: den Kunden, für die sich eine Anbindung nie gerechnet hat, und den EDI-Kunden, deren Bestellung bei einer Störung wieder als PDF kommt. In den meisten Häusern ist dieser Rest die Mehrheit der Belege und die Minderheit der Aufmerksamkeit.
Wie kommt die Kundenmaterialnummer zu unserem Material?
Über den Kundenmaterial-Infosatz, sofern er gepflegt ist – und genau das ist in der Praxis die eigentliche Arbeit. Wo er fehlt, greifen ergänzende Regeln auf Beschreibung, EAN oder frühere Aufträge, und der Rest wird zum Vorgang für den Innendienst. Nebenbei entsteht so eine Liste der Stammdatenlücken, die Sie vorher nicht hatten.
Was passiert bei einer Preisabweichung?
Der bestellte Preis wird gegen die gültige Kondition gehalten. Innerhalb Ihrer Toleranz läuft der Auftrag durch, darüber entsteht ein Vorgang für die zuständige Person – mit Beleg-Bild, Konditionssatz und Differenz nebeneinander. Ob der Kundenpreis oder Ihre Kondition gewinnt, entscheiden Sie je Fall und nicht die Software.
Wird der Auftrag wirklich ohne Zutun angelegt?
Technisch ja, die Buchungslogik im Framework legt den Kundenauftrag an. Der übliche Einstieg ist trotzdem ein Vorschlag, den der Innendienst bestätigt; wenn die Trefferquote über Monate stabil ist, wird daraus für definierte Kunden und Belegtypen eine automatische Anlage. Diese Reihenfolge ist Absicht – Vertrauen entsteht an echten Belegen, nicht in einer Präsentation.
Und die Auftragsbestätigung an den Kunden?
Die kommt aus SAP SD wie bisher – nur früher, weil der Auftrag früher im System steht. Die andere Richtung, also eingehende Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten, ist ein eigenes Thema mit eigenem Lösungspaket.

Weitere Belegarten im VIM-Beyond-Framework

VIM Beyond Invoices →

Kundenaufträge in SAP automatisch anlegen

Die automatische Erfassung eingehender Kundenbestellungen ist neben den Auftragsbestätigungen der Anwendungsfall, für den OpenText das reifste Lösungspaket im VIM-Beyond-Framework liefert. Die folgenden Abschnitte fassen zusammen, worum es fachlich geht und wo die Fallstricke liegen.

Was ist Sales Order Automation in SAP?

Gemeint ist der Weg von der eingehenden Kundenbestellung zum Kundenauftrag in SAP SD, ohne dass jemand die Positionen abtippt. Der Beleg wird erfasst, dem Kunden zugeordnet, gegen Material- und Konditionsstamm geprüft und als Auftrag angelegt. Der Engpass ist selten die Erkennung der Zeichen, sondern die Zuordnung: Welcher Kunde, welches Material, welcher Preis, welcher Termin – und was passiert, wenn eines davon nicht eindeutig ist.

Wie das Lösungspaket für Kundenaufträge arbeitet

Das Paket erfasst die Bestellung über Capture beziehungsweise KI-Extraktion, ermittelt den Kunden aus Absender und Belegkopf, löst die Kundenmaterialnummern auf, prüft Preise gegen die Konditionen und legt den Kundenauftrag an. Positionen innerhalb Ihrer Toleranzen laufen durch, alles andere wird zum Workflow-Vorgang für den Vertriebsinnendienst. Der Beleg selbst wird über SAP ArchiveLink am Kundenauftrag abgelegt.

Stammdaten entscheiden über die Dunkelverarbeitungsquote

Eine Kundenauftragsautomatisierung ist immer auch ein Stammdatenprojekt. Kundenmaterial-Infosätze, gepflegte Konditionen und eindeutige Absenderadressen sind der Unterschied zwischen achtzig Prozent Durchlauf und ständiger Nacharbeit. Wir messen das vor der Einführung an Ihren echten Bestellungen – und benennen die Lücken, statt sie im Projektverlauf zu entdecken.

Was das mit Ihrer Auftragsbestätigung und Fakturierung zu tun hat

Alles hängt am Auftrag: Solange er nicht im System ist, gibt es keine Auftragsbestätigung, keine Verfügbarkeitsprüfung und keinen belastbaren Auftragseingang. Und eine fehlende Kundenbestellnummer im Auftrag wird später zur gesperrten Rechnung beim Kunden – dieselbe Mechanik, die Sie aus Ihrem eigenen Rechnungseingang in SAP VIM kennen, nur von der anderen Seite.

Weiterführend

Die eingehende Gegenrichtung – Bestätigungen Ihrer Lieferanten – steht auf der Seite zu den Auftragsbestätigungen. Das Framework im Überblick, weitere Belegarten und die Abgrenzung zum eigenen Belegszenario stehen auf der Übersicht zu VIM Beyond Invoices; Referenzen in der Projektliste.