Welche Belegarten gehen – und welche nicht?

Als Faustregel: Alles, was ein wiederkehrendes Layout hat, sich einem SAP-Objekt zuordnen lässt und einen Prozess nach sich zieht, ist ein Kandidat – Zolldokumente, Gelangensbestätigungen, Werks- und Prüfzeugnisse, Speditionsbelege, eingehende Verträge, Mahnungen, Saldenbestätigungen. Schlechte Kandidaten sind Einzelfälle ohne Wiederholung und Belege, die zu nichts führen ausser einer Ablage – dafür genügt ein Archiv.

Wird aus einem Zolldokument automatisch eine Buchung?

Das hängt an Ihrer Zollabwicklung. Der Kern der Lösung ist die Erfassung, die Zuordnung zum richtigen Vorgang und die revisionssichere Ablage. Ob daraus eine Buchung entsteht oder die Werte an eine bestehende Zollanwendung übergeben werden, klären wir gegen Ihre Systemlandschaft – hier vorschnell eine Automatik zu versprechen wäre unseriös.

Ist die Ablage revisionssicher?

Die Ablage läuft über SAP ArchiveLink in Ihr Archivsystem – dieselbe Strecke, die Ihre Rechnungen heute nehmen. Ob dieses Archiv den Anforderungen genügt und Ihre Verfahrensdokumentation dazu passt, entscheidet Ihr Archivbetrieb zusammen mit Ihrem Steuerberater, nicht die VIM-Konfiguration. Wir sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie lange dauert eine neue Belegart?

Seriös lässt sich das erst nach der Belegaufnahme sagen. Was die Dauer treibt, ist selten die Erfassung, sondern die Folgelogik: Eine Belegart, die nur zugeordnet und abgelegt wird, ist deutlich schneller fertig als eine, die eine Buchung in einem Modul auslöst, das bisher nichts mit VIM zu tun hatte. Wir haben beides gebaut und sagen Ihnen vorher, welcher Fall vorliegt.

Lohnt sich das bei 200 Belegen im Monat?

Bei 200 Belegen zahlt sich reine Erfassungsautomatisierung selten aus – Nachweispflichten, Fristen und Auffindbarkeit dagegen schon. Wenn ein fehlender Beleg in der Prüfung teurer ist als seine Verarbeitung im ganzen Jahr, entscheidet nicht die Menge, sondern das Risiko. Das ist eine Rechnung, die wir gern gemeinsam aufmachen, bevor Sie ein Projekt starten.

Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?

Nein, das Framework lässt sich eigenständig einführen. Wer VIM bereits im Einsatz hat, nutzt allerdings dieselbe Installation, dieselbe Archivanbindung und dieselbe Capture-Strecke – die zusätzliche Belegart ist dann deutlich weniger Aufwand als die erste.

VIM Beyond Invoices

Jeder Beleg, den heute jemand per Mail weiterleitet.

Zolldokumente, Gelangensbestätigungen, Werks- und Prüfzeugnisse – und jede Belegart, für die es kein Standardpaket gibt. Im VIM-Beyond-Framework wird daraus ein erfasster, zugeordneter und am richtigen SAP-Beleg abgelegter Vorgang mit Verantwortlichem und Frist.

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Woran es hängt

Kein Paket, kein Prozess, kein Status.

Für Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Kundenaufträge und Lieferscheine gibt es fertige Lösungspakete. Für alles andere gibt es – ein geteiltes Postfach. Das rächt sich an vier Stellen:

Der Prozess ist ein Postfach
Belege landen in einem Sammelpostfach, werden weitergeleitet, abgelegt und vergessen. Es gibt keinen Status, keine Vertretungsregel und keine Frist – nur die Hoffnung, dass die richtige Person gerade nicht im Urlaub ist.
Fehlende Nachweise kosten Geld
Eine fehlende Gelangensbestätigung wird in der Betriebsprüfung zum Problem für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung. Ein nicht zugeordneter Einfuhrabgabenbescheid kostet Vorsteuer. Beides fällt Monate später auf – und dann in Summe.
Ablage ohne Bezug zum Vorgang
Ein Zeugnis auf dem Netzlaufwerk hilft niemandem, der in SAP auf der Charge, dem Prüflos oder dem Materialbeleg steht. Der Nachweis existiert, aber er ist nicht dort, wo gearbeitet wird.
Für diese Belege gibt es kein Paket
OpenText liefert Lösungspakete für die großen Belegarten. Für alles andere braucht es ein eigenes Belegszenario im Framework – und jemanden, der schon mehr als eines gebaut hat.

Was wir dafür bauen

01
Eigenes Belegszenario im Framework
VIM Beyond Invoices ist nicht nur eine Sammlung von Paketen, sondern ein Framework für beliebige Eingangsbelege: Erfassung, Validierung, Geschäftsregeln, Rollenfindung, Workflow und Buchungslogik. Wir legen für Ihre Belegart ein eigenes Szenario darin an – so, wie wir es für Laboranalysen in der Chemie und einen kundenspezifischen Prozess in der Halbleiterindustrie gemacht haben.
02
Eigene Erkennungsanwendung
Für eine neue Belegart gibt es kein trainiertes Profil. Wir legen die Anwendung in Intelligent Capture beziehungsweise Core Capture neu an, definieren die Felder und richten sie auf Ihre echten Belege aus – zuletzt für Laboranalysen im Chemieumfeld.
03
Zuordnung zum richtigen SAP-Beleg
Zolldokument zur Einfuhrbestellung, Gelangensbestätigung zur Lieferung oder Faktura, Werkszeugnis zur Charge oder zum Prüflos. Die Zuordnungslogik bauen wir gegen Ihre Stammdaten – inklusive kundenspezifischem Abgleich einzelner Belegzeilen auf SAP-Merkmale.
04
Buchungs- und Folgelogik
Wo aus dem Beleg mehr als eine Ablage werden soll – eine Buchung, ein Prüfergebnis, eine Statusfortschreibung –, entsteht das im Framework. Für ein Chemieunternehmen haben wir dafür eine neue Buchungslogik für das SAP-QM-Modul implementiert.
05
Frist, Eskalation, offene Liste
Belege, die zurückkommen müssen – Gelangensbestätigungen, quittierte Nachweise, ausstehende Zeugnisse –, brauchen eine offene Liste und eine Eskalation. Der Workflow macht daraus einen Vorgang mit Verantwortlichem und Termin statt einer Erinnerung im Kalender.
06
Revisionssichere Ablage
Ablage über SAP ArchiveLink am führenden Beleg statt im Netzlaufwerk – dieselbe Strecke, die Ihre Rechnungen heute schon nehmen. In der Prüfung liegt der Nachweis dort, wo ohnehin gesucht wird.

Belegt statt behauptet

Dreimal gebaut, was es nicht zu kaufen gab.

Kundenspezifische Belegarten sind der Teil des Frameworks, den kaum jemand anfasst – und den wir mehrfach gebaut haben: ein neues Lösungspaket samt eigener Erkennungsanwendung und eigener Buchungslogik in der Chemie, ein eigenes Belegszenario in der Halbleiterindustrie, ein eigener Genehmigungsprozess in der Automobilzulieferung.

Neues Lösungspaket im VIM-Beyond-Framework (Chemie)
Neue Erkennungsanwendung in IC4S für Laboranalysen
Neue Buchungslogik für das SAP-QM-Modul
Kundenspezifisches Matching von Belegzeilen auf QM-Merkmale
Kundenspezifisches Belegszenario (Halbleiterindustrie)
Eigener Genehmigungsprozess im Framework (Automotive)

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So gehen wir vor

01
Belegart verstehen
Was steht auf dem Beleg, woher kommt er, an welchem SAP-Objekt gehört er hin und was soll danach passieren? Diese vier Fragen entscheiden, ob eine Belegart in wenigen Wochen steht oder ein Projekt wird. Wir beantworten sie vor dem Angebot, nicht danach.
02
Als Proof of Concept bauen
Bei einer neuen Belegart ist ein PoC mit echten Belegen der ehrlichste Weg: Erkennung, Zuordnung und Folgelogik an einem überschaubaren Umfang zeigen – genau so sind wir beim Laboranalysen-Szenario in der Chemie vorgegangen.
03
Produktiv setzen und übergeben
Aus dem PoC wird ein Belegszenario mit Regeln, Rollen und Dokumentation. Danach Schulung, begleiteter Go-Live und 3rd-Level-Support – damit die Belegart nicht mit der Person verschwindet, die sie eingeführt hat.

Kundenstimmen

Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen

Johannes supported us during our migration from SAP R/3 to SAP S/4 HANA, including the upgrade of OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) which we are using to process sales orders. We were facing several uncertainties in the process, as well as issues with SAP Single Sign-On in the validation client.
Thanks to his clear guidance and deep technical expertise, we were able to complete the upgrade successfully and identify the root cause of the SSO issue. Johannes even uncovered a deeply rooted bug in the OpenText Intelligent Capture for SAP Solutions (IC4S) component related to restoring machine learning data, which we were able to get corrected. His ability to explain complex topics clearly and his professional, solution-oriented approach made a big difference for us.
I would absolutely recommend working with him.
Susan Wang
IT Process Analyst · Sales & Marketing
Johannes Auer überzeugt in jeder Hinsicht mit seinem Gesamtpaket als Projektleiter. Seine Fähigkeit, Themen frühzeitig und proaktiv anzugehen, gepaart mit einem exzellenten fachlichen Hintergrund, schafft von Beginn an Vertrauen. Besonders hervorzuheben ist seine klare, fachlich fundierte und gleichzeitig menschlich angenehme Kommunikation mit allen Beteiligten, die maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Auch in herausfordernden Situationen bewahrt er die nötige Ruhe und behält stets den Überblick. Seine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, selbst komplexe Sachverhalte verständlich und präzise zu erklären, runden sein Profil ab und machen die Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich, sondern auch sehr angenehm.
Manfred Rocker
Team Manager · SAP FI/CO
Ich schätze an der Zusammenarbeit mit Johannes Auer besonders seine schnelle Auffassungsgabe und seine weitreichende Fachkenntnis – nicht nur im SAP VIM Umfeld, sondern darüber hinaus im gesamten SAP-Kontext. Er findet pragmatische Lösungen, hinterfragt bestehende Prozesse kritisch und stellt ungefragt hilfreiche Dokumentationen bereit. Änderungen und Anpassungen liefert er zuverlässig nach eigenen Tests – das reduziert deutlich das Risiko, dass Fehler erst beim Fachbereich auffallen.
Volker E.
SAP Team · Verpackungsindustrie

Der nächste Schritt

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Häufige Fragen zu weiteren Eingangsdokumenten

Welche Belegarten gehen – und welche nicht?
Als Faustregel: Alles, was ein wiederkehrendes Layout hat, sich einem SAP-Objekt zuordnen lässt und einen Prozess nach sich zieht, ist ein Kandidat – Zolldokumente, Gelangensbestätigungen, Werks- und Prüfzeugnisse, Speditionsbelege, eingehende Verträge, Mahnungen, Saldenbestätigungen. Schlechte Kandidaten sind Einzelfälle ohne Wiederholung und Belege, die zu nichts führen ausser einer Ablage – dafür genügt ein Archiv.
Wird aus einem Zolldokument automatisch eine Buchung?
Das hängt an Ihrer Zollabwicklung. Der Kern der Lösung ist die Erfassung, die Zuordnung zum richtigen Vorgang und die revisionssichere Ablage. Ob daraus eine Buchung entsteht oder die Werte an eine bestehende Zollanwendung übergeben werden, klären wir gegen Ihre Systemlandschaft – hier vorschnell eine Automatik zu versprechen wäre unseriös.
Ist die Ablage revisionssicher?
Die Ablage läuft über SAP ArchiveLink in Ihr Archivsystem – dieselbe Strecke, die Ihre Rechnungen heute nehmen. Ob dieses Archiv den Anforderungen genügt und Ihre Verfahrensdokumentation dazu passt, entscheidet Ihr Archivbetrieb zusammen mit Ihrem Steuerberater, nicht die VIM-Konfiguration. Wir sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Wie lange dauert eine neue Belegart?
Seriös lässt sich das erst nach der Belegaufnahme sagen. Was die Dauer treibt, ist selten die Erfassung, sondern die Folgelogik: Eine Belegart, die nur zugeordnet und abgelegt wird, ist deutlich schneller fertig als eine, die eine Buchung in einem Modul auslöst, das bisher nichts mit VIM zu tun hatte. Wir haben beides gebaut und sagen Ihnen vorher, welcher Fall vorliegt.
Lohnt sich das bei 200 Belegen im Monat?
Bei 200 Belegen zahlt sich reine Erfassungsautomatisierung selten aus – Nachweispflichten, Fristen und Auffindbarkeit dagegen schon. Wenn ein fehlender Beleg in der Prüfung teurer ist als seine Verarbeitung im ganzen Jahr, entscheidet nicht die Menge, sondern das Risiko. Das ist eine Rechnung, die wir gern gemeinsam aufmachen, bevor Sie ein Projekt starten.
Brauchen wir dafür SAP VIM für Rechnungen?
Nein, das Framework lässt sich eigenständig einführen. Wer VIM bereits im Einsatz hat, nutzt allerdings dieselbe Installation, dieselbe Archivanbindung und dieselbe Capture-Strecke – die zusätzliche Belegart ist dann deutlich weniger Aufwand als die erste.

Weitere Belegarten im VIM-Beyond-Framework

VIM Beyond Invoices →

Weitere Eingangsdokumente in SAP verarbeiten

Neben Rechnungen erreichen jedes Unternehmen Belege, die zwar einen Prozess auslösen, aber in keinem Standardpaket vorkommen. OpenText VIM Beyond Invoices ist dafür kein fertiges Produkt, sondern ein Framework – und genau darin liegt sein Wert.

Zolldokumente im SAP-Eingang

Einfuhrabgabenbescheide und weitere Zollbelege enthalten Beträge, die einem Vorgang zugeordnet und aufbewahrt werden müssen. Der praktische Aufwand entsteht selten beim Lesen der Werte, sondern beim Zuordnen: Welcher Beleg gehört zu welcher Einfuhr, zu welcher Bestellung, zu welchem Zeitraum? Genau diese Zuordnungslogik ist der Teil, den ein Belegszenario im Framework übernimmt.

Gelangensbestätigungen nachverfolgen

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der zurückkommen muss – und deshalb weniger ein Erfassungs- als ein Nachverfolgungsproblem. Entscheidend ist eine offene Liste: Für welche Lieferungen steht der Nachweis noch aus, wer ist zuständig, wann wird gemahnt? Als Workflow-Vorgang mit Frist und Verantwortlichem ist das führbar, als Ordner im Netzlaufwerk nicht.

Werkszeugnisse, Prüfzeugnisse und Analysezertifikate

Qualitätsnachweise gehören an die Charge oder das Prüflos, nicht in ein Verzeichnis. Für ein Chemieunternehmen haben wir dafür ein eigenes Szenario gebaut: eine neue Erkennungsanwendung für Laboranalysen, ein kundenspezifischer Abgleich einzelner Belegzeilen auf Merkmale aus SAP QM und eine eigene Buchungslogik für das QM-Modul.

Kundenspezifische Belegarten im VIM-Beyond-Framework

Das Framework stellt für jede Belegart dieselben Bausteine bereit: Erfassung über Capture oder KI-Extraktion, Validierung, Geschäftsregeln, Rollenfindung, Workflow, Buchungslogik und Ablage über ArchiveLink. Ein neues Belegszenario heißt deshalb nicht, von vorn anzufangen – sondern die vorhandenen Bausteine für Ihren Beleg zu konfigurieren und dort zu entwickeln, wo der Standard endet.

Weiterführend

Die beiden Belegarten, mit denen die meisten anfangen, haben eigene Seiten: Kundenaufträge und Auftragsbestätigungen. Das Framework im Überblick steht auf der Seite zu VIM Beyond Invoices, Referenzen in der Projektliste.

Rechtlicher Hinweis

Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Was Sie hier lesen, ist eine fachliche Orientierung aus der Praxis der SAP-VIM-Beratung – keine Rechts-, Steuer- oder Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG. Wir sind weder Rechtsanwälte noch Steuerberater und dürfen und wollen in diesen Fragen nicht beraten.

Alle Angaben zu Fristen, Pflichten, Formaten und Ländern haben wir nach bestem Wissen recherchiert (Stand: August 2026). Dieses Rechtsgebiet ändert sich laufend: Termine werden verschoben, Schwellenwerte angepasst, Verordnungen nachgeschärft. Einzelne Angaben können deshalb trotz aller Sorgfalt fehlerhaft, unvollständig oder überholt sein. Eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir nicht, eine Haftung für Entscheidungen auf Basis dieser Seite ist ausgeschlossen.

Verbindlich ist allein die jeweils geltende Gesetzeslage im betreffenden Land. Für Ihre konkrete Situation – insbesondere zu steuerlichen und rechtlichen Pflichten Ihres Unternehmens – ziehen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzu. Unsere Rolle ist die technische Umsetzung im SAP-System, nicht die rechtliche Bewertung.